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Alleskönner für die optimale Mitarbeitereinsatzplanung

Die HR Branchenlösung Staffing des Schweizer Software-Anbieter Softsite wird vor allem von Zeitarbeitsfirmen geschätzt, die sich auf die Überlassung von Pflegekräften in Krankenhäuser, Pflegeheime und soziale Einrichtungen spezialisiert haben. Lange Jahre Erfahrung in diesem Bereich haben Staffing zu einem extrem ausgereiften Produkt für diese Dienstleister gemacht. Denn

„bei der Planung von Arbeitsnehmerüberlassungen aus dem Medical Bereich sind relative viele Nebenbedingungen zu beachten, die in den klassischen Zeitarbeits-Bereichen kaum eine Rolle spielen, daher ist die Entwicklung einer Software-Lösung in diesem Bereich eine sehr anspruchsvolle Aufgabe“,

stellt Andreas Siemoneit fest, der bei Softsite als Berater und Software-Architekt das deutsche Staffing-Modul verantwortet.

Staffing wird in einem Paket mit dem ERP System Microsoft Dynamics 365 F&O angeboten und kann so den kompletten Geschäftsprozess einer Zeitarbeitsfirma von der Bewerbersuche bis zur Planung, Überlassung und Lohn/Faktura perfekt abdecken.

 

Manuelle Zuweisung gefragt

Typischerweise erfolgt bei Zeitarbeitsfirmen die Planung der ArbeitnehmerInnen manuell. Bei der Einplanung müssen drei Parteien miteinander in Einklang gebracht werden: die Zeitarbeitsfirma mit einer optimalen Ausnutzung ihrer Mitarbeiter, die anfragende Firma, die eine Zeitarbeitskraft für einen bestimmten Zeitraum mit einer bestimmten Qualifikation wünscht und die ArbeitnehmerInnen der Zeitarbeitsfirma, die ihre persönlichen Wünsche und Präferenzen gewahrt haben möchten. Gleichzeitig müssen gesetzliche Regelungen, wie erlaubte Länge eines Einsatzes, verfügbare Arbeitszeit und vieles mehr beachtet werden.

 

Die Idee einer Kombination von Schaltpult und Plantafel

Um alle diese Aspekte bei der Auswahl abdecken zu können, hat Softsite ein besonderes Visualisierungs-Werkzeug entwickelt: eine Plantafel, die über ein „Schaltpult“ gesteuert wird. Über das Schaltpult mit verschiedenen Reitern werden diejenigen Daten ausgewählt, die in dem Gantt-Diagramm angezeigt werden sollen. Andreas Siemoneit:

„Wir haben auf diese Weise ein intuitives und benutzerfreundliches Visualisierungs-Werkzeug geschaffen, das den ganzen Prozess von der Anfrage über die Planung und den Einsatz bis hin zur Nachkontrolle abdeckt.“ 

Die Plantafel, bestehend aus Tabelle, Diagramm und Zeitskala, wurde mit dem Visual Scheduling Widget – Standard Edition entwickelt. Andreas Siemoneit erkärt:

„Von dem VSW nutzen wir nur die Ressourcendarstellung. Von überragender Bedeutung ist für uns das Kontextmenü, welches bis zu drei Ebenen hat und vor allem Absprünge ermöglichen sowie typische Arbeitsschritte abkürzen soll.“

Die Standard Ansicht

Referenz Softsite - VSW - MitarbeiterplanungIn der Ansicht stehen alle relevanten Daten der MitarbeiterInnen wie Wunschdienste, Planungen, Einsätze, Zeiterfassung, Fehlzeiten zur Verfügung und werden in einzelnen Zeilen im Diagramm angezeigt.

Je Mitarbeiter werden die einzelnen Zeilen alternierend weiß und grau hinterlegt, um eine Abgrenzung zur folgenden Person zu schaffen.

Die Daten können über das Schaltpult ausgeblendet oder zugeschaltet werden, je nachdem, welchen Fokus der Planer für seine Arbeit braucht. Möchte er zum Beispiel alle Einsätze eines bestimmten Mitarbeiters in einem Kalendermonat sehen, wählt er über das Schaltpult genau diese Kriterien aus. Über das Kontextmenü kann der Planer Daten eintragen oder ändern. Er kann Einsätze zuordnen, Zeiterfassungseinträge vornehmen etc. Die Dreistufigkeit des Kontextmenüs ermöglicht die notwendige Tiefe, die die Datenauswahl vorgibt.

 

Die Plantafel-Ansicht Anfragen

Referenz Softsite - Visual Scheduling Widget - MitarbeitereinsatzplanungDer Planer wählt in dieser Ansicht eine Kundenanfrage aus, die dann grün markiert wird. Im Schaltpult kann über die „Anfrage-Suche“ nach den MitarbeiterInnen gesucht werden, die die Bedingungen der angefragten Dienste erfüllen. Die kleinen roten Balken im Diagramm zeigen an, dass sich hier der Wunschtermin des passenden Mitarbeiters mit der Anfrage deckt.

MitarbeiterInnen können dann diesen Diensten zugewiesen werden. Dabei werden Planungen erzeugt (Zeile „Pla“), die gleichzeitig auch als Zuweisung zur Anfrage dargestellt werden (Zeile „Zuw“). Sobald die angefragten Dienste (Zeile „Anfr“) vollständig besetzt sind, werden sie weiß und erhalten ein „OK“. In diesem Beispiel möchte gerne Gerhild Gundermann eine Frühschicht übernehmen, die das Seniorenheim anfragt und für die sie qualifiziert ist.

 

Das Widget kam zur richtigen Zeit

Die Firma Softsite arbeitet bereits seit vielen Jahren mit der Firma NETRONIC zusammen. Für ihre Vorgänger-Lösung, die auf Microsoft Dynamics AX basiert, setzte sie zur Visualisierung die ActiveX-Komponente VARCHART XGantt ein.

„Das HTML-Widget kam gerade zur richtigen Zeit für uns auf den Markt, weil wir dabei waren, unsere Anwendung mit einer Web-Oberfläche neu aufzusetzen. Da Softsite die Zusammenarbeit mit NETRONIC und die Qualität ihrer Produkte sehr schätzt, war die Entscheidung schnell gefallen, das Widget in unserem neuen Produkt einzusetzen“, fasst Andreas Siemoneit zusammen.

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